稟議書は企業の意思決定をスムーズに進めるための非常に重要なツールですが、「面倒」「難しい」「書き方が分からない」と感じる方も多いのではないでしょうか？
そんなとき、目的に応じたテンプレートがあると便利です。正確に、そして効果的に稟議書を作成することで、業務の効率化はもちろん、より迅速な承認を得ることができます。
この記事では、稟議書の種類別のテンプレートと例文、さらには書き方のポイントまでをわかりやすく解説しています。
稟議書とは
稟議書とは、企業や組織内での意思決定や承認を求める際に使用される社内文書です。この文書は、特定の提案や計画を明確に伝え、必要な承認を得るための重要なツールとなっています。
稟議書が必要な場面
稟議書は、新しいプロジェクトや事業計画を提案する際、その必要性や予算の配分などを明確にするために活用されます。
また、大きな取引や物品の購入契約を結ぶ前に、その内容や条件を明確にし、関係者の同意を得る場合にも稟議書が使用されます。
稟議書のメリット
稟議書を使用することで、企業内の意思決定プロセスが透明化され、社員間のコミュニケーションがスムーズになります。意思決定に会議の開催が必要となるようばケースでも、稟議書で代えることが可能です。
また、明確なフォーマットと内容で記載された稟議書により、情報が共有されるため、誤解やミスを防ぐことができます。さらに、「誰が」「いつ」「何を」申請・承認したかがわかるため、責任の所在が明らかになりコンプライアンス強化に繋がります。
稟議書のデメリット
稟議書を作成するには時間と労力がかかります。特に、紙ベースで運用している場合は、同じような内容の稟議でも、一から作成しなくてはならず、効率的ではありません。
また、稟議書の内容が複雑であったり、承認権者が多かったりすると、最終決裁までに遅延が生じ、結果的にビジネスチャンスを逃してしまうことにもなります。
稟議書の種類別テンプレートと文例集
稟議書はその目的や内容に応じて様々なテンプレート、フォーマットが存在します。ここでは、以下の稟議書の主要なテンプレートをご紹介します。
- 基本型の稟議書テンプレート
- 物品購入の稟議書テンプレート
- 人材採用の稟議書テンプレート
- 契約締結の稟議書テンプレート
- システム導入の稟議書テンプレート
基本型の稟議書テンプレート
稟議書の最も基本的な構成要素を含んだテンプレートで、新規プロジェクトや予算の変更など、汎用的に利用できます。
- 部署/氏名
- 起案日/決裁希望日
- 件名：プロジェクト名などを記載します
- 内容
- 目的
- 備考：特筆すべき事項や添付書類等があれば、こちらに記載します
- 承認欄
物品購入の稟議書テンプレート
物品の購入やサービスの申込みなどに利用できるテンプレートです。購入する物品・サービスの必要性やその価格、購入時期などを明確に説明します。
- 部署/氏名
- 起案日/決裁希望日
- 物品名
- 購入・利用の理由
- 金額：単価や購入数の内訳も記載します
- 購入予定日
- 購入先
- 備考
- 承認欄
人材採用の稟議書テンプレート
新しい人材を採用する場合やパート・アルバイト、契約社員を正社員として登用する場合に使用するテンプレートです。採用基準や雇用条件（労働条件）、募集予定人数などを記載します。
- 部署/氏名
- 起案日/決裁希望日
- 件名：新規採用、正社員登用、などがわかるように明記します
- 募集要件：採用予定人数、雇用形態、職種、就業場所など、
- 募集・採用の理由
- 採用基準
- 備考
- 承認欄
契約締結の稟議書テンプレート
新たな取引先と契約を結ぶ場合に使用するテンプレートです。契約先の情報をできるだけ詳しく記載し、特に「その取引先である必要性」が重要になります。
- 部署/氏名
- 起案日/決裁希望日
- 件名：「取引先名」+「契約の種類」のように記載します
- 取引先情報：会社名、所在地、代表者名、資本金、従業員規模などを記載します
- 取引内容
- 取引先選定の理由：その取引先と契約するメリットや選定の決め手を記載します
- 備考
- 承認欄
システム導入の稟議書テンプレート
新しいシステムを導入する場合に使用するテンプレートです。物品購入用で兼ねることもできますが、内容がより専門的になるため、テンプレートを分けたほうがスムーズです。
- 部署/氏名
- 起案日/決裁希望日
- 製品名
- メーカー名
- 金額：初期費用と運用費用を記載します
- 導入スケジュール：要件定義や受入テストなど工程ごとのスケジュールを記載します
- 導入理由：システム導入によって解決できる課題や具体的なメリットを記載します
- 備考
- 承認欄
稟議書の書き方のポイント
稟議書を効果的に作成するためのポイントや注意点を解説します。
5W2Hを使う
ビジネスの基本的なフレームワークである「いつ(When)」「どこで(Where)」「誰が(Who)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」の5W1Hに加えて、稟議書では「いくらで(How Much)」も重要になります。
新たに稟議書を起票する場合はもちろん、テンプレートを新規作成する際にもこの「5W2H」を網羅する形で項目を並べるとよいでしょう。
伝わりやすい言葉を使う
稟議書を読む人が理解しやすいように、専門用語はなるべく避けましょう。また、承認権者や決裁権者は1日に多くの稟議書を読むことも珍しくないため、冗長な表現は避けて簡潔にまとめるようにしましょう。
エビデンスを用意する
稟議書の内容を裏付けるためのデータを提示し、必要に応じてエビデンスとなる資料を添付しましょう。稟議書の内容に説得力を持たせるために、できる限り信頼性の高い情報源を選ぶことも重要です。
記載漏れや誤字脱字を客観的にチェックする
稟議書の内容を客観的にチェックするためのリストを作成するのも有効です。また、セルフチェックだけで不安な場合は、第三者にレビューしてもらうのもよいでしょう。
事前に根回ししておく
実際に稟議書を提出する前に、承認権者にあらかじめ口頭で内容を伝えておくことも重要です。その際に承認権者から懸念材料や疑問点が挙がれば、稟議書にフィードバックして修正することも可能です。
まとめ
稟議書は、企業や組織内での意思決定や承認をスムーズに進めるための重要なツールです。適切なテンプレートの選択や、効果的な書き方のポイントを理解することで、より効果的な稟議書を作成することができます。この記事を参考に、稟議書の作成に取り組んでみてください。