近年、多くの企業が業務効率化を目指し、稟議書の電子化を進めています。しかし、「稟議書の電子化って具体的にどういうこと？」「本当に電子化することで業務がスムーズになるの？」と疑問を抱く方も少なくないでしょう。
この記事では、稟議書の電子化の意味から、そのメリット・デメリット、さらには電子化を成功させるためのポイントまで、詳しく解説していきます。
稟議書の電子化とは
稟議書の電子化は、従来の紙ベースの稟議書をデジタルフォーマットに変換することを指します。稟議書の電子化により、業務の効率化やコスト削減などの多くのメリットを得られます。
そもそも稟議書とは？
稟議書は、業務上の提案や要求を文書化したもので、企業や組織内での意思決定を行うための書類です。具体的な案件や提案をまとめ、上司や関係者に提出し、承認を得るための重要なツールとなっています。
稟議書の役割と必要性
稟議書は、企業内の意思決定のフローを明確にするための重要な役割を果たしています。特に大企業や複数の部署が関わるプロジェクトにおいては、欠かせない文書となっています。
電子化対象になる稟議書の種類
稟議書の電子化は、業務の効率化やコスト削減を目的として進められています。特に、頻繁に使用される稟議書や大量の情報を含む稟議書は、電子化の対象として適しています。
稟議書には、業務提案書や経費精算書など、さまざまな種類があります。これらの稟議書は、業務の内容や目的に応じて選択され、使用されます。
電子帳簿保存法のポイント
電子帳簿保存法は、企業が電子データを法的に保存する際のルールを定めた法律です。この法律に従い、適切な方法でデータを保存することが求められます。
稟議書自体には、法的な保存期間が定められていないため、会社ごとに任意で保存期間を定める必要があります。稟議書の保存については、以下の記事もあわせてご覧ください。
稟議書を電子化するメリット
稟議書を電子化することで、業務のスピードアップやコスト削減など、多くのメリットが生まれます。特に現代のビジネス環境では、迅速な意思決定や情報共有が求められるため、電子化は必須といえるでしょう。
業務スピードの向上
稟議書を電子化することで、承認フローが短縮され、迅速な意思決定が可能となります。これにより、業務の停滞を防ぐことができます。また、電子化された稟議書は、リアルタイムでの情報共有が可能となり、関係者間のコミュニケーションがスムーズに行われます。
申請者や管理者の負担軽減
電子化により、紙の管理や保管の手間が不要となります。これにより、オフィスのスペースの有効活用やコスト削減が実現します。電子稟議システムには、自動化機能が備わっており、申請や承認のプロセスがスムーズに行われるため、業務の効率が大幅に向上します。
内部統制の強化
稟議書の電子化により、データの一元管理されるため、情報の整合性やセキュリティが向上します。
電子稟議システムには、操作ログの取得機能が備わっており、誰がいつどのような操作を行ったかを追跡することができます。これにより、不正操作の防止や内部統制の強化に繋がります。
テレワークへの対応
稟議書の電子化は、近年のテレワークの普及に伴うリモートワーク環境での業務効率化にも有効です。外出先や自宅からでも稟議書の申請や承認が可能となることにより、業務の柔軟性が向上し、生産性の向上が期待できます。
多くの電子稟議システムはクラウドベースで提供されており、システムの導入や運用が容易です。また、データのバックアップやセキュリティ対策も充実しています。
コスト削減とセキュリティ強化
電子稟議システムの導入により、紙代や印刷代の削減、セキュリティの強化が実現します。紙ベースの稟議書から電子化された稟議書への移行により、紙代や印刷代、保管スペースのコストが大幅に削減されます。
電子稟議システムは、データの暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策が充実しています。これにより、情報漏洩のリスクを大幅に軽減することができます。
稟議書を電子化するデメリットと注意点
電子稟議システムの導入には多くのメリットがありますが、デメリットや注意点も存在します。導入を検討する際には、これらの点を十分に理解し、適切な対策を講じることが重要です。
運用の変更に慣れるまで時間がかかる
新しいシステムの導入には、従業員の抵抗感が大きくなることも予想され、適応期間が必要となる場合があります。スムーズに新しい運用に移行するためには、十分な説明や研修を行うことが必要になります。
コストが高くつく可能性も
電子稟議システムの導入には初期コストや維持・更新コストがかかる場合があります。導入するシステムの種類や規模によって、初期コストは大きく変動します。また、カスタマイズや追加機能の導入によってもコストが変わるため、事前の見積もりや比較検討が必要です。
また、システムの運用には、定期的なメンテナンスやアップデートが必要となります。これらのコストも考慮に入れて、長期的な運用計画を立てることが重要です。
データ管理が必要になる
電子稟議システムを導入すると、大量のデータが発生します。データの紛失や破損を防ぐために、定期的なバックアップが必要です。クラウドサービスを利用することで、安全かつ効率的なバックアップが可能となります。
複数の部署や拠点でシステムを利用する場合、データの整合性を保つことが課題となることがあります。適切な運用ルールを設定し、定期的なデータのチェックを行うことで、整合性を確保することができます。
稟議書電子化の進め方
稟議書を電子化する際のステップや注意点を解説します。
電子化する対象を絞り込む
全ての稟議書を一度に電子化するのは難しい場合があります。重要度や頻度を基に、電子化する対象を絞り込むことが効果的です。どの稟議書を電子化するか、明確な基準やルールを設定することで、スムーズな導入が期待できます。
社内に周知する
稟議書の電子化には、社内の理解と協力が不可欠です。社内SNSやメールでの情報発信など、目的や対象者に合わせて、最適な周知方法を選びましょう。
また、稟議書の電子化は、業務の効率化とともに、社内文化の変革も意味します。従業員の意識改革を推進することで、新しい運用へいち早く適応できます。
運用ルールを変更する
稟議書の電子化に伴い、従来の運用ルールの見直しが必要となります。新しいルールの策定には、関連部署や担当者との連携が不可欠です。
電子稟議システムを導入する
適切なシステムの選定と導入が、電子稟議の成功の鍵となります。システムの選定には、自社のニーズや予算、将来的な拡張性など、多くの要因を考慮する必要があります。実際の運用を想定したデモやトライアルを利用して、最適なシステムを選びましょう。
従業員教育・研修を行う
電子稟議システムの導入後も、従業員の教育や研修は欠かせません。新しいシステムに慣れるまでのサポートが、スムーズな運用移行の鍵となります。
研修内容は、電子稟議システムの基本的な操作方法から、高度な機能の利用方法まで、多岐にわたります。従業員のスキルやニーズに合わせて、研修プログラムを設計しましょう。
システム導入直後だけでなく、定期的にフォローアップを行い、従業員の疑問や課題を解決することが重要です。また、システムのアップデートや新機能の追加時にも、再度の研修や情報提供を行うことで、システムを最大限に活用することが可能となります。
まとめ
稟議書の電子化は、現代のビジネス環境において欠かせない取り組みとなっています。稟議書の電子化によって業務スピードの向上やコスト削減、セキュリティ強化などのメリットが得られます。
ただし、電子化には適切なシステムの選定や従業員教育が必要となり、その導入には慎重な計画が求められます。電子稟議の導入を成功させるためには、適切なワークフローシステムの選定が鍵となります。
システム選定には、自社のニーズや要件をしっかりと把握し、多くのワークフローシステムの中から最適なものを選ぶ必要があります。