入社手続きに必要な書類は、従業員に提出してもらうもの、会社から従業員に交付するもの、役所に提出するもの、とさまざまなパターンがあって混乱しがちです。
特に、人事労務担当者の方は、これらの書類を漏れなく揃え、滞りなく手続きを進める必要があるため、苦心されているのではないでしょうか？
この記事では、入社手続きの必要書類について、誰が用意し、何の目的で使い、何を記入するのか、などをわかりやすく解説します。会社で作成する書類については、テンプレートもご用意しましたので、併せてご活用ください。
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入社手続きの必須書類
労働者の雇用形態や職種を問わず、多くのケースで入社手続きを進める際に必要となる書類を紹介します。基本的には従業員に提出を求める書類が多くなります。
従業員に提出してもらう書類
入社に際して従業員に提出してもらう書類には、以下のようなものがあります。大まかに、本人の手元にあるものを提出してもらう書類と、会社が用意して記入後に提出してもらう書類に分かれます。
- 年金手帳
- 雇用保険被保険者証
- 源泉徴収票
- マイナンバー
- 扶養控除等申告書
- 健康保険被扶養者異動届
- 給与振込先の届書
年金手帳
年金手帳は厚生年金に加入するために必要な書類です。入社時に会社側で預かり、従業員が退職する際に返却するのが一般的です。もし年金手帳を紛失して手元にない場合は、年金事務所で再発行の手続きを取ってもらいます。
なお、2022年4月以降に新たに被保険者資格を取得した場合は、年金手帳に代わって「基礎年金番号通知書」が発行されます。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、雇用保険の加入手続きに必要な書類で、従業員が退職時に前職の会社から受け取ります。よって、新卒などで雇用保険の加入歴が無い場合は不要です。
雇用保険被保険者証を紛失していた場合は、ハローワークにて再発行手続きを行います。なお、雇用保険の加入要件は「31日以上の雇用が見込まれ、かつ週の所定労働時間が20時間以上」であることです。
源泉徴収票
源泉徴収票は、年末調整のために必要な書類で、従業員が退職時に前職の会社から受け取ります。前職を退職した同じ年に入社する場合や、新卒でも入社前の同じ年にアルバイトなどで収入があった場合は必要です。
一方で、前職の退職から入社まで年をまたいでいる場合は、年末調整を行わないため源泉徴収票も提出してもらう必要はありません。
マイナンバー
マイナンバーは、社会保険、雇用保険、税金など多くの手続きで必要になります。マイナンバーカードを取得している場合は両面の写しで個人番号と本人確認を行います。
マイナンバーカードを取得していない場合は「通知カードや住民票」で個人番号を確認し、「運転免許証やパスポート」で本人確認を行います。
扶養控除等申告書
扶養控除等申告書は、年末調整で一定の控除を受けるために必要な書類で、会社から渡した書類に必要事項を記入して提出してもらいます。
書類のタイトルに「扶養」とありますが、新入社員に扶養家族が居ない場合でも、提出は必要なので注意しましょう。なお、押印廃止により従業員の押印は必須ではなくなり、また、電子申請も可能です。
健康保険被扶養者異動届
健康保険被扶養者異動届は、社会保険の手続に必要な書類で、会社から渡した書類に必要事項を記入して提出してもらいます。「扶養控除等申告書」と異なり、扶養家族が居ない場合は提出不要です。また、電子申請も可能です。
給与振込先の届書＜テンプレートあり＞
給与振込先の届書（銀行口座振込依頼書）は、給与振込先となる金融機関の口座情報を記入してもらう書類です。支店名と口座名がわかる預金通帳の写しを提出してもらう場合もあります。なお、押印は銀行印である必要はありません。
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会社から必ず交付すべき労働条件通知書
労働条件通知書は、会社から労働者に明示すべき労働条件について記載された書類で、労働基準法において交付が義務付けられています。以下の事項については、労働条件通知書の中で必ず明示すべきと定められています。
- 契約期間
- 就業場所・従事すべき業務
- 労働時間・休憩・休日など
- 賃金の決定・計算方法など
- 退職（解雇の事由を含む）
なお、2019年4月より、労働者が希望した場合に限り、FAXやEメールなどの電磁的方法による交付も認められています。また、事務作業効率化のため、雇用契約書の役割も兼ねた「雇用契約書兼労働条件通知書」を交付する会社が多くなっています。
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入社手続きで場合によって必要になる書類
新入社員の雇用形態や職種によって、以下のような書類が必要になる場合があります。
- 採用（内定）通知書
- 入社（誓約）承諾書
- 雇用契約書
- 住民票記載事項証明書
- 身元保証書
- 健康診断書
- 従業員調書
- 免許・資格取得証明書
- 卒業証明書
- 退職証明書
採用（内定）通知書＜テンプレートあり＞
採用通知書は最終選考を通過した求職者に対し、採用の決定を通知する書類です。会社側から内定者への雇用契約の申込みにあたります。特に法律で発行が義務付けられている書類ではなく、口頭での採用通知も認められます。
ただし、採用通知書送付後の内定取り消しは、正当な理由がない限り解雇と判断される可能性があるため、注意しましょう。
入社（誓約）承諾書＜テンプレートあり＞
入社承諾書は、内定者の入社の意思を確認する書類で、内定時点で採用通知書とともに送付して、署名・押印の上で返送してもらいます。なお、入社承諾書に内定辞退を制限するような法的な拘束力はないため、注意しましょう。
一般的には、「就業規則に関する事項」「秘密保持に関する事項」「損害賠償に関する事項」などを記載します。
雇用契約書＜テンプレートあり＞
雇用契約書は、会社と労働者双方が、労働条件について合意したことを証明する書類です。入社の意思確認が取れた時点で作成し、署名・押印して互いに一部ずつ持ち合います。
特に法律で交付が義務付けられている書類ではありませんが、労使トラブル防止のために交わしておくのが無難です。一般的には、労働条件通知書と合わせて「雇用契約書兼労働条件通知書」として作成することが多くなっています。
住民票記載事項証明書
住民票記載事項証明書は、住民税の手続きや、履歴書などの住所が現住所と合っているか確認するために提出してもらうことがあります。住民票の写しでも差し支えありませんが、近年は個人情報保護の観点から、記載事項が限定された住民票記載事項証明書が一般的です。
身元保証書＜テンプレートあり＞
身元保証書は、雇い入れた従業員が、入社後に不法行為などにより会社に損害を与えた場合に、保証人が連帯して損害賠償を負うことを約す書類です。保証人の署名・押印をもらって提出してもらいます。
健康診断書
労働安全衛生法において、会社が従業員を新たに雇い入れた際は、所定の11項目について「雇入時健康診断」の実施が義務付けられています。
ただし、本人が入社前3ヶ月以内に11項目の健康診断を受けている場合は、健康診断書を提出させることで、雇入時健康診断を省略できます。
従業員調書
従業員調書とは、出身地や家族構成など個人情報が記載された人事管理用の書類ですが、近年は履歴書で代用するのが一般的であるため、ほとんど作成されることはありません。
免許・資格取得証明書
特定の資格保有を条件に採用している場合の証明として提出してもらいます。また、資格手当の算定に必要な場合もあります。
業務内容によっては、一定の免許や資格を有していない者の就業・作業が法律で禁じられているものもあるため、その場合は必須書類となります。
卒業証明書
新卒や第二新卒採用時に、主に履歴書の学歴に偽りがないか確認するために提出してもらいます。よって、中途採用の場合はまず不要です。新卒で内定時点でまだ在学中の場合は、卒業見込証明書を提出してもらうことになります。
退職証明書＜テンプレートあり＞
退職証明書は、中途採用者が、前職の会社を退職していることを証明する書類です。なお、退職した会社は、退職者から退職証明書の発行請求があった場合は、応じる義務があります。
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入社手続き書類は、可能なものは電子化がおすすめ
入社手続きに必要な書類は種類が多いです。新卒採用と中途採用どちらでの入社か、扶養家族はいるかなどによっても、提出を求める書類は変わってきます。正確かつスムーズに手続きを進めるためには紙書類ではなく、電子化してメールでやり取りするのがおすすめです。
書類作成～回収まで、一連の作業をオンライン上で進められるため、入社手続きにかかる工数を大幅に削減できます。2019年4月からは労働条件通知書の電子交付も認められ、社会保険や雇用保険の手続きも電子申請ができるようになりました。
入社手続きをオンライン上で済ませるには、勤怠管理システムの活用が不可欠です。社会保険や雇用保険で提出が求められる賃金台帳・出勤簿・労働者名簿も、システム上で保存できます。
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